Peningkatan Literasi Sistem Arsip berbasis Website pada Perangkat Desa Kantor Desa Buki, Kepulauan Selayar

Dalam kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat (PkM) yang dilaksanakan di Kantor Desa Buki, Kecamatan Buki pada hari Selasa, 1 Oktober 2024, anggota Tim Pengabdian Fakultas Ilmu Komputer, yaitu Sitti Rahmah Jabir, S.M., M.Sc dan Andi Widya Mufila Gaffar, S.T., M.Kom memberikan pendampingan kepada masyarakat. Kegiatan ini dilakukan dalam rangka memberikan edukasi kepada perangkat desa tentang sistem kearsipan yang telah dibangun melalui website yang telah dibangun.

Sistem pengelolaan arsip di sejumlah kantor desa masih menggunakan cara-cara konvensional. Cara-cara tersebut sering kali menemui kendala, seperti rusak, hilang, atau sulit ditemukan kembali. Hal ini tidak hanya mengganggu kelancaran jalannya operasional pemerintah desa, tetapi juga berdampak pada kualitas pelayanan kepada masyarakat. Oleh karena itu, tim pengabdian dari Fakultas Ilmu Komputer melaksanakan proyek “Peningkatan Literasi Pengelolaan Sistem Kearsipan Desa Buki, Kecamatan Buki, Kepulauan Selayar Berbasis Website” dengan tujuan memberikan pelatihan dan pendampingan kepada para petugas desa. Tujuan dari kegiatan PkM ini adalah untuk memastikan bahwa sistem yang dibangun sesuai dengan keinginan dan kebutuhan pengguna serta mampu memanfaatkan sistem informasi yang telah dibangun.

Sistem informasi kearsipan yang dirancang mencakup sejumlah fungsi penting, seperti pengelolaan surat masuk dan keluar, klasifikasi arsip, dan pelaporan surat berbasis web. Pendekatan ini membantu mengurangi jumlah kertas yang digunakan, menomori surat yang dikirim secara otomatis, dan memudahkan pencarian dan pemeliharaan arsip. Dengan demikian, pendekatan ini tidak hanya meningkatkan efisiensi tetapi juga menjamin bahwa arsip dapat ditemukan kembali secara tepat waktu dan akurat.

Diharapkan dengan terlaksananya program ini dapat meningkatkan mutu layanan yang diberikan oleh pemerintah desa serta sistem pengelolaan arsip yang telah berjalan saat ini. Terkait hal tersebut, salah seorang perangkat desa, Bapak Huzain, menyampaikan harapannya agar sistem kearsipan ini dapat mendukung operasional kantor desa agar lebih efisien dan tim pelayanan dapat membantu dalam pemanfaatan sistem kearsipan.

Terkait dengan pengelolaan surat-menyurat di kantor desa, tim pelayanan berharap agar kegiatan ini dapat memberikan manfaat bagi perangkat desa dan memudahkan dalam pengelolaannya. Ke depannya, komunikasi yang efektif antar-tim pelayanan dapat terjalin dengan baik sehingga sistem ini dapat terus berkembang.