زيادة المعرفة بأنظمة الأرشيف المستندة إلى مواقع الويب لدى مسؤولي القرية في مكتب قرية بوكي، جزر سيلايار

في نشاط خدمة المجتمع (PkM) الذي أقيم في مكتب قرية بوكي، منطقة بوكي يوم الثلاثاء، 1 أكتوبر 2024، قدم أعضاء فريق خدمة كلية علوم الكمبيوتر، وهم ستي رحمة جابر، إس إم، ماجستير وأندي ويديا موفيلا جعفر، إس تي، إم كوم المساعدة للمجتمع. تم تنفيذ هذا النشاط من أجل توفير التعليم لمسؤولي القرية حول نظام الأرشيف الذي تم إنشاؤه من خلال الموقع الإلكتروني الذي تم إنشاؤه.

لا يزال نظام إدارة الأرشيف في عدد من المكاتب القروية يستخدم الأساليب التقليدية. غالبًا ما تواجه هذه الطرق مشكلات، مثل تعرضها للتلف أو الضياع أو صعوبة العثور عليها مرة أخرى. ولا يؤدي هذا إلى تعطيل حسن سير العمليات الحكومية في القرية فحسب، بل يؤثر أيضًا على جودة الخدمات المقدمة للمجتمع. لذلك، قام فريق الخدمة من كلية علوم الكمبيوتر بتنفيذ مشروع "زيادة المعرفة بالقراءة والكتابة في إدارة أنظمة الأرشيف على شبكة الإنترنت في قرية بوكي، منطقة بوكي، جزر سيلايار" بهدف توفير التدريب والمساعدة لمسؤولي القرية. الهدف من نشاط PkM هذا هو التأكد من أن النظام الذي تم إنشاؤه يتوافق مع رغبات واحتياجات المستخدمين وقادر على الاستفادة من نظام المعلومات الذي تم إنشاؤه.

يشتمل نظام المعلومات الأرشيفية المصمم على عدد من الوظائف المهمة، مثل إدارة البريد الوارد والصادر، وتصنيف الأرشيف، وإعداد التقارير عن البريد على شبكة الإنترنت. يساعد هذا الأسلوب على تقليل كمية الورق المستخدم، وأرقام الرسائل المرسلة تلقائيًا، ويسهل البحث عن السجلات والاحتفاظ بها. وبالتالي، فإن هذا النهج لا يزيد من الكفاءة فحسب، بل يضمن أيضًا إمكانية استرداد السجلات في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة.

ومن المأمول أن يؤدي تنفيذ هذا البرنامج إلى تحسين جودة الخدمات التي تقدمها حكومة القرية بالإضافة إلى نظام إدارة الأرشيف الذي يتم تشغيله حاليًا. وفيما يتعلق بهذا الأمر، أعرب أحد مسؤولي القرية، السيد حسين، عن أمله في أن يتمكن نظام الأرشيف هذا من دعم عمليات مكتب القرية ليكون أكثر كفاءة وأن يتمكن فريق الخدمة من المساعدة في استخدام نظام الأرشيف.

وفيما يتعلق بإدارة المراسلات في مكتب القرية، يأمل فريق الخدمة أن يوفر هذا النشاط فوائد لمسؤولي القرية ويجعل إدارتها أسهل. في المستقبل، يمكن إنشاء اتصال فعال بين فرق الخدمة بشكل جيد حتى يتمكن هذا النظام من الاستمرار في التطور.